基本的なメールのマナー、注意すべき点

ビジネスメールの基本のマナー

転職活動のビジネスメールは、24時間以内の返信が鉄則です。
理想は相手のメール送信から半日以内の返信で、どれだけ遅くても24時間が限度という意味になります。
他に応募している企業との兼ね合いや、現在の仕事の都合ですぐに返答できない場合には、
「3日後に改めてご連絡いたします」などの確認完了のメールとしてひとまず送りましょう。

ビジネスメールは、テキスト形式で送るのがマナーです。
なぜなら、相手のメールソフトがHTML形式に対応していない可能性があるからで、
このチェックを怠ると相手に文字化けして読めないメールを送ってしまいます。
文字化けしたビジネスメールは何とか正しく読もうとムダな時間を費やして大きなストレスになるため、絶対に避けなければいけません。

別の職場を見つける転職活動中にビジネスメールを送る主な相手は、
常に社内外と接している忙しい人事部の社員です。
ゆえに、挨拶から要件まで簡潔明瞭に記すことで、相手の労力を最小限にする気配りが要求されます。
面接のスケジュールの調整といった業務連絡では時候の挨拶をつける必要はなく、
「お世話になっております」のように最低限のビジネスマナーを守れば十分です。

転職活動中、メールでの連絡で気を付けること

ビジネスメールの本文の最後には、必ず自分の署名を入れましょう。
転職活動は別の会社に在籍中でも『個人』として動くため、所属部署と役職は入れないことがポイントです。
名前と住所、携帯電話、パソコンのメールアドレスの4点セットで、装飾はビジネス用の簡易的な区切りが適しています。携帯電話を記載する理由は、
応募先が何らかの事情で急いでいる時にもすぐに連絡できるからです。

受信した時に表示される件名は、内容が分かることが重要です。
できるだけ短い文字数で句読点を使わずに入力する必要があるため、
「【緊急】面接の日程変更を希望」のように本文をまとめると上手く表現できます。
メールソフトの機能で自動的な並べ替えや振り分けを実行している人も多いので、
なおさらビジネスメールの件名には注意しなければいけません。

返信メールには、件名のRE:と本文をそのまま残すことがポイントです。
他の関連メールをいちいち開いて比較しながらチェックするのは手間になるので、
その返信メール1つだけで完結するように気遣っておきましょう。
同じ案件で複数のやり取りになった場合は、件名のRE:が多くなってきたタイミングで1個だけにしておくとスマートです。

ビジネスメールで注意すべきNGな行為

応募先の企業とは対等な関係ではあるものの、ビジネスメールで話し言葉を使うと印象が悪くなります。
仮に相手がどれだけフランクにメールを送ってきても、決して友達感覚で返信してはなりません。
なぜなら、ビジネスメールは応募先の企業のシステムに記録されるデータで、
中途採用の選考においてこっそりと利用される可能性があるからです。

日本語の謙譲語と尊敬語は、ベテランの社会人でもなかなか正しく使えていません。
文法としては誤りだが大多数が使い続けて慣例的に認められているケースもよくあるので、
この機会に例文集などで再確認しておくのも良いでしょう。
基本的に目上の人に対する言葉遣いなら問題はなく、
想定されるいくつかのパターンでテンプレートを作っておけば事足ります。

たまに、勤務先から支給されたメールアドレスでそのまま転職活動をする人がいます。
しかし、その場合は、現在の勤務先の情報システム部あるいは人事部に全てバレるから厳禁です。
確かに業務のメールと一括管理できて便利ではあるものの、
勤務先に知られたまま転職活動を中断したら左遷やリストラの対象になる可能性が高まってしまいます。
セキュリティが甘いフリーメールアドレスや、
文字化けしやすい携帯メールは受信しない設定もあり得るので、同じく禁止です。

相手にとっての分かりやすさが大事

次の面接の日時と場所が決まったら、相手のメールから引用して返信しましょう。
なぜなら、繰り返しスケジュールの調整をしていると、
意外に古い情報で行動してしまうからです。
転職活動では複数の企業に対して応募する上に、相手も同様に多くの応募者に対応しているので、
お互いのうっかりミスを予防するためにこの最終確認が欠かせません。

よくある面接の日程の変更では、相手の手間を減らすために最低でも3つの候補を提示することがマナーです。
急に仕事が入って次の面接の日程を変えてもらう場合には、
すぐに担当者に日程を調整して欲しい旨を伝えることを心がけましょう。
面接では施設の利用申請や面接官の手配が必要になるため、連絡が遅くなるほど相手に迷惑がかかります。

相手から「返信は不要です」と言われない限り、全てのメールに返信することも大切です。
電話と違ってメールが無事に届いたのか不明なので、
きちんと読んで理解したことを返信メールで示さなければいけません。
返信不要の判断基準は、自分が確認するべき項目が含まれているかどうかです。
単なる確認メールについては、こちらから返信する理由はありません。

正しいメールマナーは間違いなく相手に好印象を与えますし、仕事をしていくうえでも一生役に立つものになります。
メールのマナーをしっかり覚え、就活を有利に進められるよう頑張ってください。